Politique en matière de protection des renseignements personnels

L'Association de l'industrie touristique du Canada (l'« Association ») est un organisme à but non lucratif représentant et promouvant les intérêts des entreprises du secteur touristique canadien.

Engagement envers la protection des renseignements personnels

L'Association s'engage à protéger la vie privée de ses membres et des autres individus ayant recours à ses services. Cette politique en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique ») définit les politiques et pratiques mises en place par l'Association en ce qui a trait à la cueillette, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels. La Politique peut être mise à jour de temps à autre, ces mises à jour ayant été approuvées par l'Association afin de refléter les divers développements relatifs à la pratique de la profession, aux nouvelles technologies ou à la législation. Les mises à jour seront livrées selon le même format que la Politique. La cueillette, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels seront régies par la version de la Politique alors en vigueur.

Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont définis comme étant tout renseignement permettant de distinguer, identifier ou entrer en contact avec un individu en particulier. La présente Politique applique cette définition des renseignements personnels à tout membre actuel ou potentiel, ainsi qu'à ceux et celles ayant manifesté un intérêt envers l'Association ou ayant pris part à un événement commandité ou organisé par l'Association. Les renseignements personnels habituellement compilés et utilisés par l'Association incluent : le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur, l'adresse de courriel, le moyen et la langue dans laquelle la personne souhaite être contactée, ainsi que les informations bancaires et sur la carte de crédit (numéro de la carte, type de carte et date d'expiration).

L'Association recueille aussi auprès de ses membres des renseignements relatifs à leur implication au sein de l'Association, telle que les événements de l'Association auxquels ces derniers ont pris part, le type d'organisation touristique qu'ils représentent, leur relation avec d'autres associations professionnelles ou avec leur société mère, les frais d'adhésion qu'ils doivent défrayer en fonction de la catégorie de membres correspondant à leurs paramètres budgétaires, leurs ventes annuelles ou type d'affaires, ainsi que les prix et concours de l'industrie pour lesquels ils ont soumis leur candidature.

Politique de remboursement

Toute vente est finale. Aucun remboursement, sauf si spécifiquement indiqué lors de l’achat d’un billet pour un événement en particulier.
Pour tout remboursement relatif aux événements, veuillez vous référer aux « frais et politiques ».

Veuillez adresser toute question sur les remboursements relatifs aux événements à :
Katie Shafley
Gestionnaire, Inscription des événements et hébergement
613-238-7557

Pour les remboursements autres que ceux relatifs aux événements, un consentement préalable est requis de la part de :
Jennifer Taylor
Vice-présidente, Marketing et relations avec les membres
902-698-0984
jtaylor@tiac.travel 

Responsabilité

L'Association est responsable de tout renseignement personnel qui lui est confié et qui est sous son contrôle, incluant les renseignements qu'elle pourrait soumettre à une tierce partie aux fins de gestion. Le directeur/directrice des finances de l'Association a été nommé responsable de la protection de la vie privée au sein de l'Association.  Cette personne peut confier à d'autres employés les tâches administratives quotidiennes liées à la présente Politique, mais elle demeure responsable de la manipulation par l'Association des renseignements personnels.

On peut communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées suivantes :

116, rue Lisgar, bureau 600
Ottawa (Ontario) 
K2P 0C2
(613) 793-1265

L'Association est responsable des renseignements personnels transmis à des tierces parties fournissant des services à l'Association. L'Association exige de ces tierces parties que celles-ci utilisent les renseignements personnels uniquement aux fins préalablement convenues, et qu'elles respectent la nature privée des renseignements personnels en conformité avec les lois en vigueur et la présente Politique.
L'Association conserve et administre les renseignements personnels à Ottawa, Ontario, Canada.

Renseignements provenant d'autres sources

L'Association a parfois recours à des listes d'envoi provenant d'autres organisations avec lesquelles elle collabore lors de l'organisation ou la commandite de divers programmes, publications, séminaires, conférences ou autres événements. Dans un tel cas, une requête est formulée auprès de l'autre organisation afin qu'on ne fournisse à l'Association que le nom des individus ayant consenti à ce que leurs renseignements personnels soient divulgués. Si L'Association entre en contact avec un individu dont le nom figurait sur une telle liste, elle demandera à ce dernier s'il souhaite recevoir d'autres messages de la part de l'Association, et respectera sa décision.

Raisons pour la cueillette, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels

Renseignements sur l'adhésion

L'Association recueille et utilise les renseignements personnels de ses membres et des individus qui soumettent une demande d'adhésion en tant que membre de l'Association, et ce, aux fins suivantes :

  • traiter une demande d'adhésion ou de renouvellement;
  • percevoir et administrer les frais d'adhésion;
  • informer les membres sur les diverses activités de l'Association, en leur faisant parvenir un bulletin électronique, le plan d'affaires annuel, la trousse de plaidoyer et autres renseignements;
  • informer les membres sur les renseignements, les activités et les événements ayant lieu au sein d'autres organisations, et dont la nature et le sujet correspondent aux objectifs de l'Association;
  • répondre aux questions et aux missives des membres;
  • informer les membres sur diverses réunions, conférences, ateliers et séminaires offerts par d'autres organisations réputées et susceptibles d'intéresser les membres;
  • analyser les données démographiques de l'ensemble des membres aux fins d'éventuels plans et projets;
  • fournir le nom, la société, l'adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur, l'adresse courriel et la préférence linguistique d'un membre aux autres membres sous forme d'un bottin, ainsi qu'aux partenaires offrant divers avantages aux membres par l'entremise de notre site Web;
  • fournir l'adresse du site Web de nos membres sur le site Web de l’AITC, accessible au public;
  • annoncer l'arrivée de nouveaux membres dans notre bulletin électronique;
  • effectuer une recherche et une analyse des individus ayant adhéré au programme d'avantages aux membres;
  • partager des renseignements sur le programme d'avantages aux membres avec les partenaires fondateurs, commanditaires et autres membres de l'Association;
  • traiter la demande d'adhésion ou de renouvellement des participants au programme d'avantages aux membres;
  • communiquer avec les membres pour solliciter leur implication dans les affaires de l'Association; et
  • recueillir des renseignements relatifs au taux de satisfaction des membres envers l'Association.

Participants aux conférences et événements

L'Association recueille et utilise les renseignements personnels des individus participant aux conférences et autres événements, et ce, aux fins suivantes :

  • compléter le processus d'inscription avant la tenue de l'événement;
  • faciliter la préparation de l'horaire, des réservations pour l'hébergement (incluant les préférences individuelles), les demandes individuelles et les préférences en ce qui a trait aux repas (traiteur ou inclus); et fournir les renseignements sur les biens et services disponibles ou offerts dans le cadre de l'événement et toute autre information relative à ce dernier;
  • organiser et gérer l'événement;
  • fournir une liste des participants à un quelconque événement, à tout membre ayant pris part ou non audit événement;
  • fournir le nom des participants à toutes les organisations ayant pris part à l'événement, et permettre à celles-ci de faire part aux participants de toute rencontre connexe, colloque ou autre activité en lien avec l'événement;
  • inviter les participants à prendre part à tout éventuel événement susceptible de les intéresser;
  • informer les participants sur les avantages de se joindre à l'Association; et
  • recueillir des renseignements quant au taux de satisfaction des participants en ce qui a trait à l'événement.

Divulgation des renseignements personnels

L'Association ne procède en aucun cas à la vente ou la location de sa liste de membres.
Sauf tel qu'indiqué aux présentes ou lorsque permis ou exigé par la loi, l'Association ne divulgue aucun renseignement personnel sans consentement préalable.

Site Web

L'Association divulgue certains renseignements et offre divers services à ses membres par l'entremise de son site Web (le « Site »). En visitant le Site, les utilisateurs consentent à ce que des renseignements puissent être recueillis, utilisés et divulgués en conformité avec la présente Politique.

Fichiers de témoins (cookies)

Le Site a recours à des fichiers de témoins (cookies), qui consistent en une petite quantité de données transférées sur le fureteur d'un utilisateur. Les fichiers de témoins permettent d'adapter le Site aux intérêts d'une personne en particulier ou de recueillir des renseignements personnels (tel que le mot de passe), le tout en prévision des prochaines visites sur le Site. Un utilisateur peut faire en sorte que son fureteur refuse les fichiers de témoins tout en ayant quand même accès au Site. Toutefois, certaines sections du Site pourraient être inaccessibles ou difficiles d'accès.

Renseignements de nature non personnelle

Comme c'est le cas avec plusieurs sites Web, le Site recueille de façon automatique certains renseignements de nature non personnelle sur les utilisateurs, tels que la date et l'heure auxquelles l'internaute a visité le Site, les données géographiques générales (ville et province) et la façon dont l'internaute s'est rendu sur le Site (c.-à-d. le moteur de recherche ou site Web ayant dirigé l'internaute vers le Site, le cas échéant). Les renseignements de nature non personnelle recueillis par le Site sont utilisés par le webmestre de l'Association aux fins de l'administration des systèmes, et aussi pour analyser les visites sur le Site aux fins de mises à jour et d'optimisation.

Hyperliens

Le Site comporte divers hyperliens menant vers le site web de tierces parties. De tels liens ont pour but de faciliter la navigation de l'internaute. L'Association n'est aucunement responsable et n'exerce aucun contrôle sur de tels sites Web ou sur la cueillette, l'utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels par ces derniers.

Conservation des renseignements personnels

L'Association conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu'elle les utilise aux fins pour lesquelles ces renseignements furent recueillis, et aussi afin de répondre aux exigences prévues par la loi.

Protection

L'Association protège les renseignements personnels contre tout risque, incluant la perte, le vol, l'accès ou la divulgation non autorisés, la copie, la modification ou la destruction, et ce, en mettant en place les mesures de sécurité appropriées.

Les employés de l'Association ayant accès aux renseignements personnels sont tenus de respecter la nature confidentielle de tels renseignements, en vertu de leur contrat d'embauche au sein de l'Association. Les employés doivent aussi participer à une formation sur la protection de la vie privée. L'Association met en place diverses méthodes pour la protection des renseignements personnels, incluant : accorder un accès limité à ces renseignements; ne permettre l'accès que dans les bureaux où se trouvent les renseignements; et mettre en place diverses barrières technologiques telles que les mots de passe.

Toutefois, compte tenu de la nature d'Internet et des technologies afférentes, les risques au niveau de la sécurité et de la vie privée ne peuvent être entièrement éliminés, et l'Association ne peut donc garantir que les renseignements personnels ne seront divulgués qu'en conformité avec la présente Politique.

Accès, exactitude et suppression des renseignements personnels

Tout individu peut demander à avoir accès en tout temps à ses renseignements personnels conservés à l'Association, en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée au 116, rue Lisgar, bureau 600, Ottawa (Ontario)  K2P 0C2, (613) 238-9339. L'Association s'engage à répondre à une telle requête le plus rapidement possible, et certainement dans les délais prescrits par la loi. Sous réserve de certaines exceptions et limites imposées par la loi, un individu aura le droit d'accéder à tout renseignement personnel à son sujet détenu par l'Association.

L'Association vise à faire en sorte que les renseignements personnels qui lui sont fournis demeurent pertinents et à jour. Les personnes qui nous soumettent ces renseignements sont donc invitées à nous faire part de toute erreur et de tout changement relatif à leurs renseignements personnels, afin que nous puissions apporter les corrections nécessaires. L'Association modifiera ou corrigera tout renseignement personnel jugé incomplet ou erroné.

Dans certains cas, une personne peut mettre fin à son consentement pour la cueillette, l'utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels. Toutefois, un tel retrait du consentement peut avoir un impact sur la possibilité pour l'Association d'entretenir une relation avec l'individu et de lui fournir des services. Si une personne désire renouveler, vérifier, modifier ou récupérer ses renseignements personnels, cette dernière doit communiquer avec le directeur, partenariats et services aux membres, à .

Questions et plaintes

Pour de plus amples renseignements sur la présente Politique ou sur les pratiques de l'Association en matière de renseignements personnels, ou encore pour formuler une plainte, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée au 116, rue Lisgar, bureau 600, Ottawa (Ontario)  K2P 0C2, (613) 238-9339. L'Association donnera suite à toute plainte et prendra les mesures appropriées suite à une enquête.


Les mécènes de l’industrie du tourisme

Marriott International

© Association de l'industrie touristique du Canada   Plan du site | Politique de confidentialité | Accueil
Powered by Exware Association Management